– Jeg er nokså skeptisk til åpent kontorlandskap

Førsteamanuensisen i historie Sissel Rosland ser med gru på rommet foran seg. På det som kan komme.

– Jeg mister nattesøvnen av dette, sier hun.

Om noen år må hun kanskje flytte fra eget kontor til et slikt åpent kontorlandskap, med aktivitetsbaserte arbeidsplasser, alltid ryddet pult, og ingen bokhyller fra gulv til tak.

– Hvor skulle jeg hatt bøkene mine? Jeg har fem bokhyller. Og pulten… den er altfor liten.

Hun sikter til arbeidspultene til studiekonsulent Linn Jeanette Fylkesnes og rådgiver Lise Tønjum i det nye bygget til Høgskolen på Vestlandet. Vi har tatt turen opp i åttende etasje på Campus Kronstad i Bergen for å se noe av det Rosland mister nattesøvnen av.

– Jeg kunne aldri jobbet sånn, sier Sissel Rosland (t.v.) når hun får se arbeidsplassen til Linn Jeanette Fylkesnes og Lise Tønjum på Høgskolen på Vestlandet. Foto: Paul S. Amundsen

Distraksjoner og støy

Det er fint, det nye bygget. Det må sies. Men det viste seg altså å bli for trangt. Mange studenter og ansatte måtte få midlertidig tilholdssted i et leid bygg en kilometer unna hovedcampus. Nå planlegges enda et nybygg på nabotomten. I arbeidet med det nye bygget har det blitt vedtatt et prinsipp om aktivitetsbaserte arbeidsplasser, eller fleksikontorer. I sin reneste form innebærer det at oppgavene du har i løpet av en dag avgjør hvor du jobber. Noen dager jobber du i kontorlandskap, andre dager booker du et eget kontor. Når du har møter eller veiledning, booker du rom for det. Dette har særlig skapt frykt blant vitenskapelig ansatte. Sissel Rosland rister på hodet når hun får se kontorlandskapet til Fylkesnes og Tønjum. Det er bare skrekken for henne, det her. Men er det så ille som hun tror å jobbe i åpent landskap?

Her jobber Lise Tønjum. – Jeg er såpass ny her at jeg blir distrahert med en gang noen kommer inn i landskapet, sier hun.

– Av og til kan det være nyttig, sier Fylkesnes. Hun jobber med Tønjum på kontor for etter-, videreutdanning og oppdrag. De sitter sammen med forskningsenheten.

– Vi er tre personer på samme enhet, og det er lav terskel for å spørre om noe. Det kan oppstå nyttige diskusjoner. Men jeg opplever det ofte som et støymoment når de på den andre enheten i landskapet snakker sammen eller får telefoner, sier Fylkesnes.

Alle i landskapet har fått støyreduserende øretelefoner, men de tar bare vekk bakgrunnsstøy, ikke stemmer.

– Vi har et lite stillerom, sier Tønjum. – Men det er ofte i bruk, og vi kan ikke bruke det som kontor eller møterom. Vi skulle gjerne hatt flere stillerom. Jeg er såpass ny her at jeg blir distrahert med en gang noen kommer inn i landskapet. Særlig når jeg skal lese eller skrive lengre dokumenter, sliter jeg med konsentrasjonen, sier hun.

De forstår Sissel Roslands bekymring, men påpeker at det ikke bare er vitenskapelig ansatte som ønsker seg sitt eget kontor.

– Vi får telefoner fra studenter og andre hele dagen. Nå i fusjonstider, har vi flere Skype-møter også. Det er litt utfordrende, sier Fylkesnes. – Jeg har opplevd at kollegaer, som ikke er med i møtet, har svart på spørsmålet fra den jeg er på Skype med. Alle er med i møtet når du sitter i åpent landskap, sier hun.

– Jeg syns det er viktig at de faglige og administrativt ansatte står sammen om dette, svarer Rosland. – Behovet for konsentrasjon og kontakt med studenter er der for de aller fleste.

Les også: -Vi er 16 stykker på samme rom. Det kan være en utfordring å holde det stille.

Statens krav

Diskusjonen om kontorplasser har rast ved flere universiteter og høyskoler. Etter fusjonen ved NTNU, planlegges det å slå sammen flere campus i sentrum av Trondheim. Også der er det spørsmål om ansatte må belage seg på aktivitetsbaserte arbeidsplasser.

Forsker Håkon Fyhn ved NTNUs institutt for tverrfaglige kulturstudier reagerte tidligere i år på at ledelsen sendte ut en spørreundersøkelse for å kartlegge hvordan folk jobbet og ønsket å jobbe. I et debattinnlegg i kritiserte han ledelsen for å bygge opp under argument for å avskaffe cellekontorer.

– Det er jobben til meg og andre her å utforme sånne undersøkelser, så vi ser hvordan undersøkelsen er utformet og hva den skal finne ut. Det skjemaet var ikke designet for å finne ut om vi ønsket cellekontorer eller ikke. Spørsmålene tok utgangspunkt i åpne løsninger, for eksempel ved å spørre om bruk av skillevegger, sier Fyhn.

– Vi ansatte har hatt en følelse av ikke å bli hørt, legger han til.

Les også: – Arkitektene er for sterke i troen på at arkitektur former våre arbeidsvaner på en god måte

Rektor Gunnar Bovim svarte at det ikke var noen tvil om at en stor andel av de ansatte har behov for å kunne arbeide avskjermet, med full konsentrasjon. «Derfor vil vi nok med sikkerhet finne mange såkalte cellekontorer også i framtidens NTNU-campus. Det er også ganske sikkert at det ikke vil være like mange som i dag,» skrev han i et innlegg.

Sånn skal det egentlig ikke være i et aktivitetsbasert landskap, sier tidligfasedirektør Hege Maria Eriksson i Statsbygg, sammen med interiørarkitekt Miriam Sandaa Hagen. «Clean desk» er prinsippet. Foto: Aksel Kjær Vidnes

Men hvorfor er det så vanskelig å bygge cellekontorer til forskere i 2017? Det enkle svaret er «fordi staten sier det». I 2016 vedtok regjeringen en maksbegrensning på hvor stor plass statlig nybygg kan ha per ansatt: 23 kvadratmeter brutto. Det inkluderer lokaler som kontorer, fellesarealer, møterom og treningsfasiliteter. Fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet får vi opplyst at begrunnelsen er «å holde bygge- og leiekostnader nede». Selve tallet er fastsatt etter at «Statsbygg innhentet arealtall for en rekke offentlige og private bygg i Norge og andre land».

Les også: – Det er åpenbart at ikke alle trives

– Sterke føringer

Ved Høgskolen på Vestlandet medgir rektor Berit Rokne at det er kravene fra oven som begrenser hvordan det nye bygget skal utformes.

– Det er sterke føringer fra departementet på hvordan fremtidens utdanningsbygg skal bygges. Føringene tillater ikke at nye bygg har en overvekt av cellekontor, sier Rokne når vi spør hvorfor hun har gått inn for aktivitetsbaserte arbeidsplasser.

– Vi vet at mange cellekontor står ledige i løpet av en arbeidsdag. Målet med utformingen av det nye bygget, er at en større del av arbeidsområdet skal være i bruk til enhver tid. Vi vet også at en del ansatte med fast plass i åpne kontorlandskap ikke trives med det. Aktivitetsbaserte arbeidsplasser har større fleksibilitet og gir alle ansatte bedre mulighet til konsentrasjonsarbeid enn det blandingen av cellekontor og åpne landskap med fast plass gir i dag, sier hun.

Leder i Forskerforbundets lokallag Kristin Hinna lar seg ikke overbevise om at kombinasjonen av arbeidsplasser er en god løsning. Hun har engasjert seg i kampen mot aktivitetsbaserte arbeidsplasser, og mener at beslutningen er tatt over hodene på de ansatte, og uten hensyn til arbeidsmiljøet.

– Ledelsen har latt seg fascinere av aktivitetsbaserte arbeidsplasser og prøver å overbevise om at det er det rette, sier Forskerforbundets lokallagsleder Kristin Hinna. Foto: Paul S. Amundsen.

– De aller fleste av oss ønsker å vite at vi har et «hjemmeområde». Når jeg sitter på mitt kontor og forbereder meg til forelesning, vil jeg vite at jeg kan komme tilbake igjen uten at jeg må lure på om noen sitter på plassen «min» og at jeg må gjøre en reservasjon. Det ligger jo et byråkrati i dette også.

– Er det ikke litt konservativt ikke å kunne se for seg andre måter å jobbe på enn på et cellekontor?

– Jeg tror ikke det er konservatismen her som er problemet. Måter å forske på vil endre seg med tiden, men folk vil alltid ha behov for å konsentrere seg.

Forskning viser at…

Motstanderne av aktivitetsbaserte arbeidsplasser fikk nylig utdelt et nytt trumfkort. Overlege i Arbeidstilsynet Jan Vilhelm Bakke og førsteamanuensis i psykologi ved Universitetet i Oslo Knut Inge Fostervold gikk gjennom forskningslitteraturen på feltet for å vurdere mulige konsekvenser av den statlige arealnormen på 23 kvadratmeter. Resultatet ble publisert i magasinet Helserådet.

– En såpass streng arealbegrensning utelukker bruk av cellekontorer til mer enn en liten andel av arbeidstakerne. Det hevdes at man kan løse problemene med såkalte fleksikontor, men vi kan ikke se at fleksikontorer løser problemene for folk som jobber med konsentrasjonskrevende arbeidsoppgaver med krav til korttidshukommelse, sier Bakke.

– Litteraturen er relativt unison om at de positive effektene som man mener at åpne kontorlandskap og fleksikontorer skal bidra med, ikke er der. Snarere peker mye av litteraturen i negativ retning, sier Fostervold. Han forsker til daglig på forholdet mellom fysisk arbeidsmiljø og stress.

– Hovedjobben til forskere er tungt konsentrasjonskrevende arbeid. Hvorfor det skulle være en fordel å sitte sammen med andre og få forstyrrelser hele tiden, har jeg ikke sett at noen har kunnet komme opp med en veldig god forklaring på, sier han.

Ett av hovedproblemene er at man ikke får de aktivitetsbaserte arbeidsplassene til å fungere etter hensikten. Folk setter seg gjerne på fast plass, og de jobber mer hjemmefra.

– Fungerer det ikke for noen?

– Joda, det finnes mange som kan ha det bra i aktivitetsbaserte kontorer og kontorlandskap. For de som har behov for å være i kontakt med hverandre hele tiden, er det fint, sier Bakke og viser til en avisdesk eller arkitekter som jobber i felles prosjekter.

– Problemet er at det finnes en stor gruppe arbeidstakere som trenger å jobbe uforstyrret. Det må man finne ut av og analysere før man bestemmer seg for planløsning og areal, sier Bakke.

Les også: NTNU-fusjonen: Akademias største ryddesjau

– Må tenke nytt

Mye av presset på universitetene og høyskolene kommer fra Statsbygg. Er de villige til å lytte før man bestemmer seg for planløsning og areal? Den statlige forvaltningsbedriften er selv i gang med å bygge om sine lokaler på Jernbanetorget i Oslo fra cellekontorer til aktivitetsbaserte arbeidsplasser. I de nyoppussede lokalene får vi forklart av direktør for rådgivning og tidligfase Hege Marie Eriksson og interiørarkitekt Miriam Sandaa Hagen at de har gått inn for et «ringer i vann»-konsept. Jo lenger ut du kommer, jo roligere blir det, og jo mer konsentrasjonskrevende arbeidsoppgaver kan du utføre. Eriksson og Hagen mener denne løsningen godt kan fungere for universiteter og høyskoler, men de vil også ta høyde for at vitenskapelig ansatte har helt særegne problemstillinger.

– Vi er veldig klar over at det er en stor bekymring blant vitenskapelig ansatte i UH-sektoren for at det ikke tas tilstrekkelig hensyn til den arbeidsformen de har, sier Eriksson. I likhet med rektor Berit Rokne legger hun vekt på at en stor andel av kontorer står tomme i løpet av arbeidsdagen. Statsbygg ønsker å finne mer fleksible, effektive løsninger.

– Vi prøver å se om vi må bruke like mye arealer som før, og om vi skal ta for gitt at alle skal ha sitt eget rom. Vi er ikke helt i mål, men vi vil gjerne utvikle dette sammen med dem vi utvikler for, sier Eriksson.

Les også: Etter fusjonen: – Når en jobber så tungvindt, er det ikke rart at ting tar tid

– Kan ikke det gode, gamle cellekontoret fikse flere av arbeidslivets utfordringer bedre enn de nye kontorløsningene?

– Det kan hende. Men vi tror at fordelene med å åpne opp og finne nye arbeidsformer med nye arbeidsplasser er større enn ulempene. Nå er vi særlig ute etter nytenkning rundt vitenskapelig ansatte i UH-sektoren, sier hun.

Men hva slags nytenkning mener Statsbygg at UH-sektoren trenger?

– Vi ønsker å komme ned til det egentlige behovet. Er det stillhet man trenger, eller hva forstyrres man egentlig av? Arbeidsdagen er veldig variert, du er i møter, du er i auditoriet, du har veiledning. Må du ha veiledningen akkurat der? Må du ha tavle og bokhylle på kontoret? Må du arkivere alt på papir, eller har du det digitalt, spør Eriksson.

NTNU ber om mer areal

Ved Høgskolen på Vestlandet er i hvert fall Sissel Rosland klar på hva hun mener er svaret.

– Jeg driver nå og skal kvalifisere meg til å bli professor. Jeg sitter og jobber med 20–25 artikler i A4-format utover pulten min, og en 15–20 oppslåtte bøker. Ideen om at alt dette skal gjøres digitalt er helt absurd. Og jeg bruker bøker når jeg veileder. Skal jeg dra bokhyllene med meg på hjul til stillerommet, spør hun.

På Roslands kontor er det riktignok mye papir og bøker. Og på nabokontoret er det enda mer. Der sitter høyskolelektor Dag Øyvind Lotsberg.

– Jeg er nokså skeptisk med tanke på mine hovedarbeidsoppgaver, som er å forberede undervisning, lese og oppdatere meg, og ikke minst med tanke på skriving. Det blir vanskelig rett og slett, sier Lotsberg.

Han tror det fort kan bli hierarkiet som bestemmer hvem som til slutt får kontorer dersom det blir færre av dem. Han tipper professorene blir prioritert, men understreker at også lektorer som ham har forskningstid som krever konsentrasjon.

– Man tenker vel kanskje at de trenger litt mer rom for å gjøre den forskningen som er forventet av dem, men alle her har jo krav om å forske, sukker han.

Dersom Lotsberg mister kontoret ser han for seg at det blir mye hjemmekontor fremover. Rektor Rokne forsøker imidlertid å berolige de ansatte:

– Jeg har forståelse for at aktivitetsbaserte arbeidsplasser er en ny måte å tenke på, og at det vekker bekymring hos ansatte. Men vi skal ha gode prosesser på de som skal inn i det nye bygget, og vi kommer til å ta deres behov på alvor.

Hun mener en del misforståelser har fått feste seg.

– Jeg hører folk ofte sier åpne kontorlandskap, men det er ikke dette det er snakk om. Dette har vi ikke vært gode nok til å forklare de ansatte, sier hun og legger til:

– Jeg oppfatter at de som ønsker å sitte i cellekontor, har sagt tydelig fra om dette. Så er det en annen gruppe, både vitenskapelig og administrativt ansatte, som ønsker aktivitetsbaserte arbeidsplasser.

Sissel Rosland jobber med å kvalifisere seg til å bli professor og ser seg avhengig av å bruke artikler og bøker på kontoret. Foto: Paul S. Amundsen

Mens Rokne ikke ser noen annen løsning enn aktivitetsbaserte arbeidsplasser, har rektor Gunnar Bovim ved NTNU nylig sagt at han vil forsøke å øke arealnormen for vitenskapelig ansatte. Ifølge Universitetsavisa skal han i slutten av november ta opp dette i et møte med Kunnskapsdepartementet (KD).

Ekspedisjonssjef Toril Johansson i KD vil ikke svare direkte på Forskerforums spørsmål om arealnormen kan brytes, om uroen i sektoren bekymrer KD, eller om KD tar hensyn til forskningen på feltet. I en e-post skriver hun en generell uttalelse om at «utformingen skal være i tråd med retningslinjer fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet» og at «man bør ta hensyn til oppdatert kunnskapsgrunnlag i utformingen».

– Det er noe som ikke henger sammen her, sukker Kristin Hinna i Forskerforbundet i Bergen. Hun er oppgitt over at staten har blitt så gjerrig på areal at man finner på løsninger som få ønsker seg. Man trenger den plassen man trenger.

– På fotballbanen er det ikke store plassen du bruker til en hver tid, men du trenger hele arealet, sier hun.

Når vi lukker døra til kontoret til Sissel Rosland, så hun får jobbe i fred, er hun ikke beroliget. Hun syns situasjonen er uholdbar.

– Ja, jeg mister nattesøvnen av dette. Og det er det flere som gjør. Det er ikke fordi vi er sarte og opptatt av status. Det er fordi vi er opptatt av å gjøre jobben vår.

Tre ledere om aktivitetsbaserte arbeidsplasser: – Kunne forskerne hos dere hatt aktivitetsbasert arbeidsplass?

Hans Anton Stubberud, dekan, Handelshøyskolen, Høgskolen i Sørøst-Norge
– Til enkelte formål som krever samhandling, vil åpent landskap og free seating kunne være hensiktsmessig. Når arbeidet krever konsentrasjon, vil det være lite egnet.

Kari Hansen Berg, instituttleder, Institutt for helse- og sykepleievitenskap, UiA
– Forskere vil nok behøve en fast arbeidsplass, men de kan absolutt sitte i landskap. Det er absolutt et tema som bør diskuteres, da mange kontorer står ledig mye av tiden.

Morten Hald, dekan, Fakultet for naturvitenskap og teknologi, UiT
– Vi har mye eksperimentell aktivitet i laboratorier, så i praksis jobber de alt fleksibelt. Men i skrivefasen er i hvert fall min erfaring at det er viktig å kunne konsentrere seg.